Evenementen


Spelregels toernooi/events op MOP  -  seizoen 2019/2020

Contactpersonen:

Verenigingsmanager MOP
Mascha van Son: [email protected]

Simol Catering, Horeca Manager 
Paula Sieverink: [email protected]

Commissaris Events, Catering en Communicatie, Bestuur MOP  
Meike de Haas: [email protected]

_____________________________________________________________________________________________

1.Event aanvragen
Wil je een evenement of een toernooi organiseren op MOP? Super leuk! Graag alle aanvragen indienen bij Meike de Haas.

2.Catering
-Het is niet de bedoeling dat Commissies of deelnemende teams zelf eten en drinken meenemen voor gebruik op MOP. Hiervoor huurt MOP haar officiële leverancier Simol in. Op MOP is Paula verantwoordelijk namens Simol. 
-Wensen m.b.t. catering (wat en aantal) graag tijdig, minimaal 21 dagen voor event, doorgeven aan Meike. Meike vraagt dan een offerte aan bij Simol.   
-Het clubhuis is tijdens de competitie standaard geopend op dinsdagavond, woensdagavond, vrijdagavond, zaterdag en zondag. Op een ander moment open is mogelijk, alleen na aanvraag via Mascha. 
-Bij toernooien mogen teams bij uitzondering een eigen gebakken teamtaart meenemen om in te brengen op de taartentafel, voor de opening van het toernooi. Als je dit gaat doen, s.v.p. doorgeven aan Paula.

3.Versiering
-Versiering in het clubhuis en buiten mag. De Commissie die de versiering ophangt, moet de versiering na einde van het event ook verwijderen en opruimen = opslaan op vide, weggooien of mee naar huis nemen.
-S.v.p. geen Ductape gebruiken i.v.m. de verf.
-Ballonnenboog huren? Dat kan via www.balloonxl.nl, [email protected] Kosten grote ballonnenboog ong. € 110, transportkosten € 20, excl. btw. Ook hier geldt, zelf afbreken en opruimen. Standaarden meenemen of terugbrengen naar leverancier. Niet op MOP achterlaten!
-Banners en spandoeken laten drukken? Dat kan bij Multicopy in Den Bosch.
-Onze hoofdsponsor The Indian Maharadja heeft leuke strandstoelen, poefen en banners. Mocht je die graag willen gebruiken op je event laat het dan weten aan Marie-Claire van Ommeren of Karin Messing van de Sponsorcommissie via [email protected].

4.Meubilair
-Banken en tafels uit het clubhuis mogen naar buiten als het droog is, maar aan het eind van het event s.v.p. terugzetten zoals aangetroffen door teams/Commissie.
-De grote blauwe Bavaria parasols worden door Paula van Simol open en dicht gedaan en voorzien van hoezen. 
-MOP beschikt over 4 vaste zware picknicktafels die standaard op het terras staan en 8 losse picknicktafels met 16 banken. Als je van de 8 losse picknicktafels/banken gebruik wil maken dan dien je ze uiterlijk 10 dagen voor eventdatum te reserveren. Graag een verzoek indienen bij de Accommodatie Commissie via verenigingsmanager Mascha. De tafels en banken staan dan opgestapeld onder de overkapping klaar. Als commissie graag zelf uitklappen en neerzetten waar gewenst en na event inklappen en weer gestapeld onder de overkapping terugzetten.   
-Meer tafels huren? Dat kan via www.partytime.nl. Biertafel met twee banken kosten ong. € 8,50 per set, transportkosten € 17,50. MOP korting 10%, aangeven bij bestelling. Excl. Btw.  
-Podium nodig? Graag zelf uit grote heren kleedkamer halen (rechts achterin), opbouwen en na gebruikt terug zetten. 

5.Muziek of DJ
-Huis DJ’s van MOP zijn DJ Falko (Ties Valkenburg 06-20 88 82 98 en Lars Cornelissen 06 - 83 18 16 94) en DJ Daxx (Joep Derks, 06-31 99 27 27).
-Graag houden we de buren te vriend. Gemeentebeleid is max 80 db buiten.
-Zodra je muziek buiten wil draaien op je event (tot 24.00 uur uiterlijk), moeten we als MOP een evenementen vergunning aanvragen bij de gemeente, uiterlijk 6 weken voor event. Graag aanvragen bij Verenigingsmanager Mascha van Son. Zij zal dan de aanvraag indienen bij de Gemeente. Aangezien we 1 aanspreekpunt hebben, s.v.p. niet zelf de gemeente benaderen, maar altijd via Mascha. 
-Verwachten we veel geluidsoverlast, dan ook raadzaam om de buren van MOP in te lichten door briefjes in de brievenbus te doen (i.o.m. Meike) 

6.Communicatie
-Graag helpen we je bij het communiceren en promoten van je event via de website, app, nieuwsbrief, Instagram, Facebook, persbericht e.d. Neem hiervoor contact op met en stuur info/berichten door aan Meike. 

7.Schoonmaak 
-Simol zorgt voor de schoonmaak van het clubhuis en het terras. Voor vragen hierover kan je bij Paula terecht.
-Schoonmaak van de overige ruimtes gaat via verenigingsmanager Mascha van Son. Standaard worden op maandag alle ruimtes (douches, toiletten, vloeren), plus op zaterdag en zondagochtend tijdens de competitie de toiletten schoongemaakt door een schoonmaakbedrijf. Een extra schoonmaakbeurt is mogelijk maar dan s.v.p. tijdig aan Mascha vragen. 
-Als commissie ben je zelf verantwoordelijk voor het schoonhouden van de velden, paden, oprijlaan. Graag achterlaten zoals aangetroffen. Corvee voor teams – rond met een vuilniszak - is een goede oplossing weten we uit ervaring!
-De vuilnisbakken op het terrein worden geleegd door de Accommodatie Commissie. De vuilnisbakken op het terras door Simol. 
-Bij een groot toernooi is vaak goed om Jeanette in te huren, die de toiletten overdag bijhoudt. 

8.Kosten/opbrengsten event
Het doel van de toernooien en evenementen op MOP is dat ze in ieder geval budget-neutraal zijn. Dat betekent dat de kosten worden betaald uit de opbrengsten van bijvoorbeeld inschrijfgeld van deelnemende teams, sponsors etc. Als bijlage bij dit afsprakenoverzicht ontvang je ook een Excel waarin je zelf eventuele kostenposten kunt invullen en mogelijke (deelnemers)opbrengsten. Zodra je van start gaat voor je event met je Commissie, graag de Excel sheet zo goed als mogelijk invullen en insturen naar Meike. Vragen? Mail Meike gerust. 

Bedankt en veel plezier met jullie MOP-toernooi of -evenement!